Introdução

No universo corporativo, receber e tratar uma denúncia de forma ética e estruturada é essencial — mas garantir rastreabilidade em cada etapa do processo é o que transforma boas intenções em compliance real e verificável. A rastreabilidade é a espinha dorsal de qualquer sistema de integridade, pois permite comprovar que a empresa agiu com diligência, imparcialidade e transparência diante de um relato.

Sem registros claros, o tratamento de denúncias se torna vulnerável: a ausência de trilhas documentais pode ser interpretada como omissão, dificultar auditorias e, em casos graves, gerar responsabilidade solidária dos administradores.

Rastrear é, portanto, mais do que registrar — é proteger a verdade, a empresa e o denunciante.

O que a lei exige

A Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e o Decreto nº 8.420/2015 exigem que empresas demonstrem não apenas a existência de um canal de denúncias, mas também a efetividade e a auditabilidade de seu uso. O artigo 7º do decreto é explícito: a comprovação da atuação diligente e transparente da empresa pode atenuar penalidades em eventuais processos administrativos.

Além disso, a Controladoria-Geral da União (CGU), em suas diretrizes de programas de integridade, reforça que todos os processos internos devem possuir registros rastreáveis, com logs de acesso, registros de movimentação e datas de ações tomadas.

No âmbito internacional, organismos como a OCDE e o Department of Justice (EUA) também exigem trilhas de auditoria digital como parte dos padrões de compliance. A ausência desses registros é vista como deficiência estrutural de governança.

Dados e relevância prática

  • 73% das empresas punidas por falhas em compliance não conseguiram comprovar ações tomadas após denúncias internas (dados: Deloitte, 2024).
  • 81% dos programas de integridade “altamente eficazes” possuem sistemas de rastreamento digital completo, desde o recebimento da denúncia até a conclusão da investigação (PWC, 2023).
  • A ausência de rastreabilidade é o segundo maior fator de descredibilidade de um canal interno, perdendo apenas para o vazamento de informações confidenciais.

Esses dados evidenciam que, em compliance, o que não é documentado, não existe. E o que não é rastreável, não é confiável.

Aspectos jurídicos centrais

  • Dever de diligência — A empresa deve comprovar que analisou o caso, coletou evidências e tomou providências cabíveis.
  • Dever de transparência — O denunciante e as autoridades competentes devem ter acesso, quando permitido, a relatórios formais de andamento e conclusão.
  • Responsabilização solidária — Gestores podem ser responsabilizados se omitirem ou alterarem informações de registros internos.
  • Prova de boa-fé e mitigação de pena — Trilhas documentais servem como prova de que a empresa atuou com seriedade, reduzindo o impacto de sanções administrativas.

Além disso, a rastreabilidade fortalece o dever de memória institucional, permitindo que auditorias futuras ou órgãos fiscalizadores tenham acesso às ações concretas tomadas pela organização — mesmo após mudanças na gestão.

Contexto prático

Na prática, a rastreabilidade envolve a construção de um ecossistema de registros que documenta todas as interações e decisões. As etapas fundamentais incluem:

  1. Registro automático da denúncia, com número de protocolo, data, origem e classificação preliminar.
  2. Controle de acesso e movimentação, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar o caso.
  3. Logs de alterações, registrando cada ação tomada, data e responsável.
  4. Relatórios de acompanhamento, com histórico de diligências, comunicações internas e medidas adotadas.
  5. Armazenamento seguro e auditável, para preservar a integridade das informações.

Essas práticas criam uma trilha digital que fortalece o compliance e evita dúvidas sobre manipulação, omissão ou demora injustificada no tratamento de casos.

Como o OuvidoriaCerta fortalece a rastreabilidade corporativa

O OuvidoriaCerta foi desenvolvido com base nas exigências da CGU e nas boas práticas internacionais de governança, garantindo rastreabilidade completa e automática em todo o ciclo da denúncia.

Entre os principais recursos, estão:

  • Logs automáticos e imutáveis de todas as interações;
  • Relatórios auditáveis prontos para envio à CGU ou órgãos internos de controle;
  • Histórico detalhado de responsáveis e datas, sem necessidade de intervenção manual;
  • Integração com sistemas de compliance e jurídico, permitindo alinhamento entre áreas;
  • Criptografia de ponta a ponta, assegurando a integridade e confidencialidade das informações.

Com isso, o OuvidoriaCerta transforma a rastreabilidade em uma camada de blindagem ética e jurídica, que protege tanto a empresa quanto os colaboradores.

Conclusão

A rastreabilidade não é apenas um requisito técnico — é a materialização da transparência e do dever de diligência. Empresas que mantêm trilhas auditáveis de suas ações demonstram respeito à lei, à ética e às pessoas que confiam em seus canais de denúncia. Em tempos de responsabilidade corporativa crescente, não basta agir certo — é preciso provar que se agiu certo.

O OuvidoriaCerta oferece essa segurança: transforma processos invisíveis em provas concretas de integridade, fortalecendo a confiança e a governança dentro de qualquer organização.